Meilleur logiciel de gestion de documents

Fini le temps où il fallait traquer la paperasse dans des classeurs physiques.

Pour la sécurité et la flexibilité, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de documents. Il permettra également à vos employés d’accéder et de collaborer sur des fichiers depuis n’importe quel endroit

Que votre entreprise prenne le virage vert ou qu’elle souhaite simplement mieux organiser le partage et le stockage des documents, ce guide vous indiquera la solution de logiciel de gestion de documents (GED) qui convient à votre entreprise.

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Si vous avez commencé à chercher, vous avez probablement remarqué qu’il existe des centaines, voire des milliers, de solutions de gestion de documents sur le marché aujourd’hui. Les outils de stockage dans le nuage comme Google Drive ou Dropbox entrent aussi techniquement dans cette catégorie. Mais pour ce guide, je me suis concentré sur des solutions plus robustes. Il n’y a en réalité que sept solutions que je recommanderais à une entreprise.

Les 7 meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici les sept logiciels de gestion de documents que j’aime :

1. eFileCabinet

2. M-Files

3. Templafy

4. Hightail

5. MasterControl

6. PaperTracer

7. DocuWare

Les analyses ci-dessous présentent les caractéristiques, les avantages, les prix et les inconvénients potentiels de chaque outil.

1. eFileCabinet

– À partir de 15 dollars par mois
– S’intègre à de nombreux services tiers
– Partage de fichiers & ; outils de collaboration
– Accéder aux fichiers depuis n’importe où
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eFileCabinet est l’une des meilleures solutions de gestion de documents sur le marché. Elle aide les particuliers, les propriétaires de petites entreprises et les entreprises à organiser leurs données et leurs fichiers en ligne.

Leur solution vous aide à rester organisé, quel que soit le nombre de documents et de dossiers dont vous disposez.

Vous pouvez rechercher des documents ou les localiser à partir de modèles de dossiers ou de noms de fichiers prédéfinis. eFileCabinet conserve également un portefeuille de vos documents les plus utilisés pour un accès rapide.

La solution eFileCabinet fait le travail à votre place. Il suffit de télécharger un document, et le logiciel le classe. Le flux de travail automatisé rationalise vos tâches fastidieuses afin d’améliorer l’efficacité au bureau.

Tous vos documents sont accessibles de n’importe où grâce à un navigateur web ou une application mobile. Vous pouvez également les télécharger directement à partir de votre téléphone ou de votre appareil mobile. eFileCabinet vous permet également de signer des contrats.

L’une des principales caractéristiques de cette solution est la collaboration. Le système vous permet de créer différents niveaux de sécurité, de sorte que seules certaines personnes peuvent accéder aux données.

eFileCabinet permet le partage de fichiers et les demandes cryptées, l’authentification à deux facteurs et les autorisations basées sur les rôles. Vous pouvez même définir une authentification basée sur l’adresse IP ou la localisation.

Le logiciel s’intègre à des services tiers populaires comme DocuSign, Salesforce et Microsoft Office.

Voici un aperçu des plans et des tarifs de eFileCabinet :

• Démarrage – À partir de 15 $ par mois (25 Go de stockage)

• Avantage – À partir de 55 $ par mois (1 To de stockage)

• Entreprises – À partir de 99 $ par mois (5 To de stockage)

• Illimité – À partir de 199 $ par mois (stockage illimité)

Tous les prix sont indiqués par utilisateur et facturés sur une base annuelle. Lorsque vous passez du plan Starter au plan Advantage, vous devez payer pour un minimum de trois utilisateurs.

Je ne recommande le plan Starter qu’aux particuliers. Les entrepreneurs individuels ou les très petites entreprises peuvent sans doute s’en tirer avec le plan Avantage, mais le forfait Entreprise sera probablement le meilleur pour la majorité d’entre vous.

Avec eFileCabinet, vous pouvez choisir si vous voulez votre stockage sur place ou sur le cloud. Personnellement, je préfère le stockage sur le cloud. Mais il y a aussi des avantages à stocker sur place.

2. M-Files

– Gratuit pendant 30 jours
– Tarification personnalisée
– Solutions spécifiques à l’industrie
– Technologie de l’IA
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M-Files représente l’avenir de la gestion des documents. Le logiciel s’appuie sur la technologie de l’IA pour automatiser votre processus d’organisation.

Lorsque vous téléchargez du contenu sur M-Files, la plateforme organise automatiquement les données en fonction de ce qu’elles sont, et non pas seulement de l’endroit où vous souhaitez les stocker.

Vous avez même la possibilité de connecter M-Files à votre réseau et vos systèmes existants pour protéger vos informations et tout classer avec l’IA, automatiquement et en toute sécurité.

Un autre avantage majeur des M-Files est qu’ils offrent des solutions spécifiques à l’industrie. Parmi les secteurs d’activité les plus populaires qu’ils desservent, on peut citer

• Services financiers

• Construction et ingénierie

• Pétrole et gaz

• L’immobilier

• Fabrication

• Services professionnels

M-Files est idéal pour les grandes équipes qui ont besoin d’accéder à des documents à des moments différents. Si un membre de votre personnel a besoin d’un fichier qui a été téléchargé et enregistré par un autre collègue, il n’aura pas besoin de chercher dans différents dossiers pour savoir sous quel nom le document a été enregistré.

Avec la technologie de l’IA, il suffit de savoir quel type de document vous recherchez. Ensuite, vous pouvez organiser le contenu en fonction de critères tels que le titre du projet, l’auteur, le client ou la date d’expiration.

M-Files détectera automatiquement les contenus en double. Plutôt que d’avoir plusieurs versions du même document ou de documents légèrement différents sur votre système de stockage, il mettra automatiquement à jour le dernier document en un seul fichier. De cette manière, vous savez toujours que vous consultez ou travaillez avec la dernière version.

Avec M-Files, vous pouvez stocker un large éventail de types de documents, y compris des courriels. Le logiciel vous permet également de collaborer avec des utilisateurs externes qui n’ont pas M-Files. Ce contenu peut être partagé sous la forme d’un lien sécurisé.

M-Files propose également des solutions de stockage dans le nuage, de stockage sur site et de stockage hybride.

Vous pouvez essayer M-Files gratuitement pendant 30 jours, mais le prix de M-Files n’est pas indiqué sur leur site web. Vous devez contacter leur équipe commerciale pour vous renseigner sur une solution personnalisée.

3. Templafy

– Essai gratuit
– Tarification personnalisée
– Solutions pour les entreprises
– Gestion des documents tout-en-un
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Templafy est un DMS relativement récent. Depuis son lancement en 2014, il fournit des solutions de gestion de documents tout-en-un aux entreprises du monde entier. Il est conçu spécifiquement pour les grandes entreprises et permet de rationaliser les tâches pour gagner du temps lors du stockage et de l’accès aux fichiers.

Plus de 300 entreprises dans plus de 80 pays utilisent Templafy pour la gestion des documents. Cela se traduit par plus d’un million d’utilisateurs.

Grâce à un logiciel d’intelligence, Templafy affichera automatiquement le contenu le plus pertinent pour chaque employé en fonction de son utilisation et de son poste.

Votre équipe marketing n’a pas besoin de voir les documents comptables, et vice versa.

L’un des plus grands problèmes de la GED, en général, est de devoir créer de nouveaux documents en utilisant une autre plateforme. Templafy élimine ce problème en donnant aux utilisateurs la possibilité de créer et d’éditer de nouveaux contenus directement dans le système.

Les nouveaux contenus et ceux qui ont été téléchargés peuvent tous être gérés dans un flux simple et unique sur votre tableau de bord.

Le logiciel de stockage dans le nuage de Templafy vous permet d’accéder à des documents de n’importe où, y compris sur vos smartphones et tablettes.

Vous pouvez intégrer Templafy avec Microsoft Office 365, G-Suite et d’autres plates-formes que vous utilisez pour gérer votre entreprise au quotidien. Vous pouvez même intégrer Templafy avec des solutions CRM comme Salesforce ou Microsoft Dynamics.

De grandes marques comme Pandora et IKEA font confiance à Templafy pour gérer leurs documents avec des logiciels d’entreprise.

En plus de la gestion des documents et des fichiers, Templafy propose des solutions pour maximiser la productivité des employés et créer une infrastructure informatique évolutive.

La sécurité est un autre avantage majeur de l’utilisation de Templafy. Vous et votre équipe pouvez stocker et accéder au contenu en toute sécurité, de n’importe où, à l’aide de n’importe quel appareil, que vous soyez en ligne ou non.

Comme la plupart des logiciels d’entreprise, Templafy fournit des solutions personnalisées pour chaque entreprise. Ils n’affichent donc aucun prix en ligne. Vous pouvez essayer Templafy gratuitement avant de vous engager dans un contrat en contactant leur équipe de vente.

4. Hightail

– Plan limité, gratuit et permanent
– Les plans payants commencent à 12 $/mois
– Suivi de la livraison des fichiers & ; téléchargements
– Envoyer des fichiers volumineux en toute sécurité
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Hightail est une solution de gestion de documents ayant un objectif spécifique : le partage et la collaboration.

D’autres DMS sur le marché ont également des fonctionnalités pour le partage de fichiers, mais Hightail va plus loin.

Je recommande Hightail aux entreprises qui ont besoin de pouvoir envoyer des fichiers volumineux en toute sécurité.

Le partage est simple. Il suffit de faire glisser ou de télécharger un fichier depuis votre appareil ou votre solution de stockage en ligne vers votre compte Hightail. Saisissez les informations concernant la personne avec laquelle vous souhaitez le partager, et envoyez automatiquement une notification par courrier électronique au destinataire.

Avec Hightail, vous pourrez suivre la livraison et le téléchargement des contenus que vous avez partagés. Vous savez donc exactement qui l’a ouvert et quand.

Hightail vous permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 500 Go. Vous pouvez ajouter une protection par mot de passe aux fichiers et fixer des dates d’expiration.

Voici un aperçu des plans et des tarifs de Hightail :

Lite – Gratuit

• Limite d’envoi de fichiers de 100 Mo

• Expiration du fichier de 7 jours

• Commentaires pour un retour d’information activé

• Synchronisation à partir d’intégrations tierces

Pro – 12 $ par mois par utilisateur

• Limite d’envoi de fichiers de 25 Go

• Expiration du fichier configurable

• Prévisualisation des fichiers activée

• Envoyer des notifications de suivi et de livraison

• Protection par mot de passe

• Assistance par téléphone et chat en direct

Équipes – 24 $ par mois par utilisateur

• Limite d’envoi de fichiers de 50 Go

• Marquage personnalisé

• Outils d’organisation et d’archivage

• Contrôle de version avec comparaisons côte à côte

• Discussions en temps réel pour la collaboration

• Gestion des membres

Entreprises – 36 $ par utilisateur

• Limite d’envoi de fichiers de 500 Go

• Sécurité de l’entreprise

• Une équipe d’assistance à la clientèle dévouée

• Autorisations au niveau de l’organisation

• Rapports administratifs

Comme vous pouvez le voir, la tarification est largement basée sur les limites d’envoi de fichiers. Mais les caractéristiques s’améliorent considérablement avec chaque plan également.

L’option gratuite est en fait assez bonne si vous n’avez pas besoin d’envoyer de gros fichiers, et même le plan Pro d’entrée de gamme convient à un certain nombre de personnes.

Si vous êtes intéressé par un plan payant, vous pouvez essayer Hightail gratuitement pendant 14 jours.

5. MasterControl

– Tarification personnalisée pour les entreprises
– La sécurité est leur priorité absolue
– Grand centre d’apprentissage gratuit
– Suivre les changements et les révisions
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MasterControl est un DMS conçu pour les entreprises où la sécurité est une priorité et une préoccupation majeures. Certaines industries ont des réglementations strictes auxquelles les entreprises doivent se conformer.

MasterControl comprend ces préoccupations de conformité et a créé une solution de gestion des documents qui répond à toutes les exigences de sécurité.

L’une des principales caractéristiques de MasterControl est sa capacité à suivre les changements et les révisions. Si un document doit être révisé par une personne en particulier, vous pouvez programmer une heure et envoyer des rappels également.

MasterControl peut également limiter les révisions en fonction de l’accès. Vous avez un contrôle total sur les personnes qui peuvent apporter des modifications à un document.

Vous pouvez également créer des filigranes personnalisés, une numérotation séquentielle et un suivi de localisation pour contrôler les copies de vos fichiers.

MasterControl est conforme au 21 CFR Part 11. Cela signifie que les documents ont une piste d’audit horodatée, ainsi qu’une fonctionnalité de signature électronique conforme à la réglementation fédérale.

Une autre caractéristique unique de MasterControl est son centre d’apprentissage. Vous aurez accès à des tonnes de vidéos, de documents et d’autres ressources gratuites pour vous informer sur la plate-forme et la conformité en matière de sécurité en général.

Si vous avez besoin d’une sécurité de niveau entreprise pour la gestion des documents dans un secteur d’activité strict, MasterControl sera une option de premier choix à envisager. Contactez leur équipe commerciale pour obtenir un devis personnalisé.

6. PaperTracer

– Tarification personnalisée
– Solutions conformes à la HIPPA
– Capacité de signature électronique
– Des services entièrement personnalisés
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PaperTracer propose des solutions pour les petites, moyennes et grandes entreprises. C’est une solution simple pour la gestion des documents.

Avec PaperTracer, vous aurez la possibilité d’automatiser vos contrats et de numériser tous vos documents dans une base de données centralisée. PaperTracer dispose de capacités de suivi et de rapports, ainsi que de solutions conformes à la loi HIPPA.

Votre solution de gestion de documents est entièrement personnalisée. Vous pouvez bénéficier d’une mise en œuvre basée sur le cloud avec des solutions de flux de travail de bout en bout.

La capacité de signature électronique est également disponible avec PaperTracer.

PaperTracer est une solution de pointe pour les entreprises des secteurs de la santé et du droit.

Voici un bref aperçu des plans disponibles, bien que tous les tarifs soient personnalisés.

Petit

• Jusqu’à 10 utilisateurs

• Signature électronique

• Base de données interrogeable

• Télécharger et numériser au format PDF

• Rapports et tableaux de bord avancés

• Formulaires de saisie

Taille moyenne

• Jusqu’à 100 utilisateurs

• Contrat autorisant

• Champs personnalisés

• Flux de travail personnalisés

• Mise en œuvre

Entreprise

• Nombre d’utilisateurs illimité

  • Nombre illimité de formulaires de saisie

  • Identification unique

Des démonstrations et des essais gratuits sont disponibles pour les trois plans. Je recommande PaperTracer pour les petites et moyennes entreprises. Bien qu’elles disposent d’une solution de niveau entreprise, il existe de meilleures options pour cela sur notre liste.

7. DocuWare

– Essayez-le gratuitement
– Tarification personnalisée
– Solution basée sur le cloud
– Utilisé par plus de 12 000 entreprises
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DocuWare est un service de gestion documentaire de qualité, basé sur le cloud.

Ce SGD est unique car il propose des solutions spécifiques pour les tâches à accomplir dans le cadre de vos processus commerciaux :

• Gestion des documents

• Traitement des factures

• Gestion des employés

• Ventes

• Marketing

DocuWare vous offre tout ce dont vous avez besoin pour vous transformer en numérique et passer à la dématérialisation grâce à la technologie du cloud.

Il s’agit d’un autre logiciel utilisé par les grandes entreprises. Sony, Toshiba, Levi’s et Kellog’s ne sont que quelques uns de leurs clients les plus connus.

Cela étant dit, DocuWare se distingue également comme une option de premier ordre pour les petites et moyennes entreprises.

Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser DocuWare pour automatiser leur flux de travail numérique, organiser et stocker des documents en toute sécurité et automatiser certaines tâches fastidieuses.

DocuWare vous permet, à vous et à votre personnel, de modifier ou d’annoter des documents directement sur la plate-forme. Tous les SGD de notre liste ne vous offrent pas cette possibilité.

J’aime DocuWare parce qu’il possède des fonctionnalités conçues pour connecter les employés distants et votre personnel sans bureau. Tout le monde peut facilement accéder au contenu à domicile ou en déplacement depuis n’importe quel appareil.

Plus de 12 000 entreprises dans plus de 90 pays font confiance à DocuWare pour la gestion de leurs documents. Vous savez donc que l’entreprise est légitime avec un tel historique.

Il a des cas d’utilisation spécifiques pour des choses comme les propositions de contrat, les processus financiers et les tâches de RH également.

La tarification de DocuWare suit un thème commun dans ce guide. Ils proposent une version d’essai gratuite, mais vous devez contacter directement leur équipe d’assistance clientèle pour obtenir un devis personnalisé.

Comment trouver le meilleur logiciel de gestion de documents

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Le choix d’une solution de stockage des documents peut être difficile si vous ne savez pas ce que vous devez rechercher. Il y a certaines caractéristiques et certains avantages que vous devez garder à l’œil lorsque vous évaluez un logiciel potentiel.

Je vais vous montrer la méthodologie que nous avons utilisée pour faire les choix dans ce guide. Vous pouvez utiliser le même système pour affiner votre recherche.

Lieu de stockage

Dans la plupart des cas, les solutions de gestion des documents sont soit basées sur le cloud, soit sur site. Certaines entreprises n’en proposent qu’une seule, tandis que d’autres vous laissent choisir celle que vous préférez.

Par exemple, eFileCabinet offre à la fois du stockage sur site et du stockage dans le nuage. M-Files propose également les deux, ainsi qu’une solution hybride. D’autres solutions, comme DocuWare, sont entièrement basées sur le cloud.

Personnellement, je préfère les solutions “cloud” car on peut accéder au contenu de n’importe où. Mais pour des raisons de sécurité, certaines entreprises veulent que les fichiers soient stockés localement sur leur réseau.

Partage de fichiers et collaboration

Que pouvez-vous faire avec vos fichiers une fois qu’ils sont téléchargés et stockés ? Si l’organisation des fichiers est évidemment importante, elle est inutile pour certaines entreprises si les documents ne peuvent pas être partagés avec les équipes ou les utilisateurs externes.

Recherchez un SGD qui répond à vos besoins internes pour l’édition ou la collaboration sur des fichiers. Des fonctionnalités telles que les mises à jour automatiques des versions et les capacités d’édition sur la plate-forme sont ici cruciales.

La taille de vos fichiers dépendra également de la solution la plus adaptée à votre entreprise. Si vous avez besoin de partager des fichiers volumineux, Hightail est le meilleur choix.

Sécurité

La plupart des fichiers et données liés aux entreprises sont sensibles. Il est donc important de disposer d’une solution de gestion des documents qui puisse stocker les informations en toute sécurité.

Certaines solutions offrent des autorisations d’accès basées sur des niveaux d’autorisation individuels ou même sur le lieu.

D’autres plateformes sont spécialisées dans la conformité pour des secteurs d’activité particuliers, comme les soins de santé, le secteur juridique ou les entreprises publiques.

Prix

La tarification des DMS est généralement basée sur les limites de stockage et les utilisateurs. À chaque niveau de prix, vous pouvez vous attendre à ce que le plan comporte des caractéristiques et des avantages supplémentaires.

La majorité des solutions figurant sur cette liste proposent des plans et des tarifs personnalisés. Pour avoir une meilleure idée du coût de votre logiciel de gestion de documents, vous devez donc consulter un représentant commercial.

Pour ceux d’entre vous qui recherchent une solution rentable et des inscriptions instantanées, eFileCabinet sera un choix de premier ordre à considérer.

Intégrations

Idéalement, vous souhaitez trouver un logiciel de gestion de documents qui fonctionne avec les plateformes que vous utilisez déjà. Qu’il s’agisse de CRM comme Salesforce, ou de logiciels d’édition et de création de documents comme Microsoft Office 365, certaines plateformes offrent un large éventail d’intégrations parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Cependant, d’autres solutions spécifiques à un créneau sont un peu plus limitées. Assurez-vous donc d’utiliser un logiciel qui bénéficiera réellement à votre processus de travail.

Conclusion

Les logiciels de gestion de documents sont extrêmement variés. Chaque solution offre des avantages uniques aux entreprises en fonction de leur taille, de leur secteur d’activité et de nombreux autres facteurs.

Vous ne savez toujours pas quel est le meilleur logiciel de gestion de documents pour vous ? Utilisez l’outil ci-dessous pour comparer les produits en fonction de vos besoins spécifiques.