Les meilleurs services de paie en ligne
Vous voulez aller directement à la réponse ? Les meilleurs services de paie en ligne pour la plupart des entreprises sont sans aucun doute Gusto ou Paychex.
Historiquement, la paie est l’un des éléments les plus complexes de la gestion d’une entreprise. Les propriétaires d’entreprises doivent s’assurer que tout le monde est payé avec une précision de 100 %, y compris les calculs relatifs aux impôts, aux prestations et autres.
Cela ne doit pas être si difficile. Eh bien, environ un tiers des petites entreprises se voient infliger une amende par l’IRS chaque année en raison d’erreurs de paie. Avec le nombre croissant d’entreprises travaillant avec du personnel à distance, des indépendants et des entrepreneurs indépendants, la gestion des salaires n’est pas une mince affaire.
Mais les solutions modernes de paie évoluent pour s’adapter à cette situation. Nous vous montrerons les meilleures solutions à la hauteur de la tâche.
Les 6 meilleurs services de paie en ligne
Lorsqu’il s’agit de quelque chose d’aussi important que la paie, vous ne voulez pas prendre de risques avec un service de qualité inférieure. En fonction de la taille de votre entreprise, je vous recommande seulement six services de paie en ligne :
Gusto
Paychex
OnPay
ADP Paie
QuickBooks Paie
SurePayroll
Carré de paie
Découvrez les caractéristiques, les prix, les avantages et les inconvénients de chaque service afin de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Gusto
À partir de 39,99 $ par mois
Cycles de paie illimités
Calculer et déposer des impôts
Accès facile aux talons de chèque et aux W-2
Commencez maintenant
Gusto est une entreprise relativement récente. Elle a été lancée en 2012 sous le nom de ZenPayroll et a changé de nom en 2015. Depuis lors, Gusto a connu une croissance assez rapide et sert aujourd’hui plus de 100 000 entreprises dans tout le pays.
La raison pour laquelle tant d’entreprises choisissent Gusto pour la paie est la simplicité de la plateforme. Il est facile pour n’importe qui de mettre en place, de gérer et de payer les travailleurs.
Avec Gusto, vous pouvez gérer la paie en quelques minutes. Vous pouvez même l’exécuter en pilote automatique, en supposant que les choses ne changent pas à chaque cycle de paie.
Non seulement Gusto calcule vos impôts, mais il classe tout pour vous. Les impôts locaux, d’État et fédéraux sont automatiquement versés au bon bureau gouvernemental chaque fois que vous effectuez une paie. Cet avantage est entièrement gratuit, alors que les concurrents font payer un supplément.
L’un de mes aspects préférés de Gusto est le processus d’embarquement pour chaque employé. Qu’il s’agisse d’un nouvel embauché de W-2 ou d’un entrepreneur 1099, ils peuvent monter à bord eux-mêmes.
Votre personnel aura facilement accès en ligne aux talons de paie, aux W-2 et à tout ce dont il a besoin. Même les anciens employés pourront toujours consulter les anciennes informations relatives à la paie.
Gusto propose des cycles de paie illimités, ce qui signifie que vous pouvez effectuer des paiements quand vous le souhaitez. Vous n’êtes pas prisonnier de cycles hebdomadaires ou bihebdomadaires.
Gusto vous aide dans les domaines de la conformité, du suivi du temps de travail, des PTO, des avantages sociaux et bien plus encore, en plus d’être une entreprise de gestion des salaires en ligne offrant un service complet. Les tarifs de Gusto sont les suivants :
Noyau – 39 $ par mois
6 dollars par mois et par personne
Libre-service pour les employés
Administration des prestations de santé
Administration de l’indemnité compensatoire pour les travailleurs
Politiques des OPT
Complet – 39 $ par mois
12 dollars par mois et par personne
Toutes les fonctionnalités de base
Offres et embarquement des employés
Suivi du temps
Demandes de temps de détachement
Annuaire des employés et enquêtes
Concierge – 149 $ par mois
12 dollars par mois et par personne
Toutes les caractéristiques complètes
Professionnels certifiés des ressources humaines
Centre de ressources RH
Le plan de base est parfait pour les petites équipes avec une rémunération de base. Au fur et à mesure que votre équipe s’adapte, vous pouvez passer au forfait complet. Gusto Concierge est conçu pour les grandes entreprises comme un service complet de ressources humaines.
Les prestations sociales et de santé des travailleurs sont libres de s’intégrer à Gusto. Ils ne facturent aucun frais administratif, vous ne payez donc que les primes.
Les plans 401k, 529 plans d’épargne universitaire, les HSA, les FSA et les avantages liés aux déplacements domicile-travail sont assortis de taux de base mensuels supplémentaires, ainsi que de frais supplémentaires pour chaque employé participant.
Gusto a tout ce dont vous avez besoin dans un service de paie en ligne. Nous l’utilisons ici à QuickSprout, et je pense que c’est exceptionnel. Le seul inconvénient potentiel est le prix. C’était autrefois l’une des options de paie les moins chères du marché, ce qui n’est plus le cas.
Vous pouvez essayez Gusto gratuitement pendant un mois. L’ouverture d’un compte est gratuite et vous ne paierez qu’après avoir effectué votre première paie.
Paychex
À partir de 59 dollars par mois
Paychex Flex pour les grandes entreprises
Assistance téléphonique et chat en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
Application mobile gratuite
Commencez maintenant
Paychex est présent dans le secteur de la paie depuis près de 50 ans. Ils répondent actuellement aux besoins de plus de 650 000 entreprises en matière de paie.
Au fil des ans, Paychex a évolué pour s’adapter aux tendances croissantes dans le secteur de la paie. C’est ce qui en fait une option si attrayante pour les services de paie en ligne.
Bien que Paychex offre des solutions aux propriétaires de petites entreprises, je recommande cette société aux grandes organisations qui recherchent de nouvelles options en matière de paie.
La raison pour laquelle Paychex est meilleur pour les grandes entreprises est sa flexibilité. Paychex offre des solutions qui vont bien au-delà du simple traitement de la paie. Ils fournissent également des services d’administration des ressources humaines, d’intégration des employés, de vérification des antécédents des nouveaux employés et de puissants outils d’analyse.
Selon le régime que vous choisissez, les employés peuvent être payés par dépôt direct, par chèque papier ou par carte de débit prépayée.
Paychex Go est le plan conçu pour les petites entreprises. Il commence à 59 dollars par mois plus 4 dollars par employé. Il est facile de s’inscrire et de commencer en ligne en créant un compte gratuit. Mais dans l’ensemble, l’offre est assez limitée et, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, je chercherais d’autres options.
Paychex Flex est la solution complète de gestion des salaires et des ressources humaines conçue pour les grandes entreprises. La tarification est personnalisée en fonction de vos besoins. Les avantages supplémentaires de Paychex Flex sont les suivants :
Application mobile gratuite
Service du grand livre
Rapports personnalisés
1 000 dollars de services de marketing numérique prépayés
Assistance téléphonique et chat en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
Spécialiste de la paie
Déduire et remettre automatiquement les salaires saisis
Le plan Flex est également assorti de services aux employés, tels que des options de paiement supplémentaires, des services essentiels d’embarquement, l’administration des ressources humaines, la sélection des employés et un programme de bien-être financier.
Je dirais que le plus gros inconvénient de Paychex est que le processus d’inscription n’est pas aussi simple que certaines des autres options de notre liste. Vous devrez demander un devis, ce que vous ne pouvez pas faire seul sans assistance.
OnPay
À partir de 36 $ par mois
Cycles de paiement mensuels illimités
Déclarations fiscales automatisées
Soutient les travailleurs de W-2 et 1099
Commencez maintenant
OnPay a été fondée en 2007. L’entreprise a connu une croissance rapide au fil des ans et traite aujourd’hui plus de 50 milliards de dollars de salaires chaque année.
J’aime OnPay parce que c’est un processus de paie simplifié. Il n’y a qu’un seul plan à choisir, et il est livré avec tout ce dont vous avez besoin, tout compris. C’est pourquoi OnPay est ma principale recommandation pour les propriétaires de petites entreprises.
Le service de paie tout-en-un a une tarification simple et transparente. Il est de 36 dollars par mois plus 4 dollars par employé.
C’est un avantage considérable par rapport à certaines autres options de notre liste, surtout si l’on considère toutes les caractéristiques et tous les avantages que vous obtiendrez.
Cycles de paiement mensuels illimités
Déclarations et paiements d’impôts automatisés
Soutient les travailleurs W-2 et 1099
Délai de 2 jours
Payer par dépôt direct, chèque en direct ou carte de débit
Saisies-arrêts
Des taux de rémunération et des horaires flexibles
Retenue sur l’assurance chômage
Plus de 40 rapports
Intégrations dans le temps
OnPay propose également des solutions de paie spécialisées pour les entreprises de secteurs spécifiques ayant des besoins particuliers. Il s’agit par exemple de restaurants, d’exploitations agricoles, d’organisations à but non lucratif et d’églises.
Un autre avantage majeur de OnPay est le libre-service des employés. Vos employés peuvent monter à bord, accéder à leurs comptes même après avoir quitté l’entreprise et modifier leurs informations personnelles à tout moment. Les employés peuvent également gérer les déductions volontaires comme leurs plans 401k directement en ligne.
OnPay s’intègre à d’autres logiciels que vous pourriez utiliser pour gérer votre entreprise, comme QuickBooks, Xero ou TSheets.
Dans l’ensemble, OnPay est aussi simple que possible. Vous obtiendrez tout ce dont vous avez besoin pour gérer la paie de votre petite entreprise, y compris les avantages sociaux. Il est facile d’ajouter des éléments tels que les soins de santé et les soins dentaires des employés, les indemnités pour accident du travail et les régimes de retraite.
Votre premier mois d’utilisation de OnPay est gratuit. Ils couvrent également les frais de migration de votre ancien fournisseur de services de paie.
Le seul inconvénient majeur de OnPay est qu’ils n’ont pas d’application mobile. Bien que le site soit optimisé pour les appareils mobiles, les applications semblent être assez standard à notre époque.
OnPay vous facturera un supplément pour tout formulaire de fin d’année envoyé à votre bureau ou à vos employés. Mais vous pouvez toujours les imprimer vous-même pour éviter ces frais.
Visitez OnPay pour en savoir plus.
ADP Paie
– Service de paie très populaire
– La confiance de 700 000 petites entreprises
– Des fonctionnalités RH robustes
– Plans flexibles
-• Obtenez 3 mois GRATUITS !
ADP Payroll est l’un des services de paie en ligne les plus populaires, offrant “des services de paie, de gestion globale de la chaîne d’approvisionnement et d’externalisation” dans plus de 140 pays à travers le monde. Il propose deux niveaux de régimes différents :
Salaires des petites entreprises. Ce service est destiné aux petites entreprises de 1 à 49 employés. Idéal pour les jeunes entreprises.
Salaires des moyennes et grandes entreprises. Il s’agit d’un service destiné aux grandes entreprises de 50 à 1000 employés et plus.
À ces deux niveaux, votre entreprise peut choisir parmi quatre plans tarifaires différents. Selon le niveau choisi, vous pouvez bénéficier de tous les services que vous attendez, comme le dépôt direct et la déclaration d’impôts, ainsi que d’avantages plus spécifiques, comme l’assistance juridique et les kits de formation aux ressources humaines.
ADP Payroll peut également vous aider à vérifier les antécédents des différentes personnes embauchées, vous donner accès à plus de 25 000 sites d’offres d’emploi pour trouver la bonne recrue, et également établir le calendrier des entretiens et des offres d’emploi.
Vous pourrez également suivre les heures de travail de vos employés et gérer leurs jours de vacances et les demandes de PTO.
Selon leur site web, ils aident près de 700 000 petites entreprises avec leurs solutions de paie. Vous savez donc que vous serez entre de bonnes mains avec eux.
Pour ce qui est de la tarification, vous devrez vous rendre sur leur site web et obtenir un devis gratuit de leur part. Selon les besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez cependant vous attendre à payer environ 10 à 15 dollars par employé.
QuickBooks Paie
À partir de 45 $ par mois
Intégration facile avec QuickBooks
Salaires à service complet
Soutien d’experts
Commencez maintenant
QuickBooks est surtout connu pour ses solutions de comptabilité pour les petites entreprises. Mais l’entreprise dispose également d’un service de paie en ligne exceptionnel qui figure en bonne place sur notre liste.
QuickBooks Payroll est certainement un élément à prendre en considération si vous utilisez déjà le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Vous pouvez facilement ajouter QuickBooks Payroll à votre plan comptable QuickBooks existant.
Le résultat sera une solution tout-en-un transparente pour vos besoins en matière de comptabilité, de paie et de ressources humaines.
Tous les impôts locaux, étatiques et fédéraux seront calculés et payés, automatiquement, à chaque cycle de paie. Vous pouvez également exécuter la fonction de paie automatique après la configuration initiale pour réduire au minimum le temps passé à effectuer la paie chaque semaine.
L’un des aspects que je préfère chez QuickBooks Payroll est que l’entreprise soutient son produit. Elle est tellement sûre que ses calculs seront exacts qu’elle paiera les pénalités encourues en cas d’erreurs de classement.
Comme vous vous en doutez, le plus grand avantage de l’utilisation de QuickBooks Payroll est son intégration avec le logiciel de comptabilité QuickBooks.
Vos registres et rapports comptables seront mis à jour en temps réel à chaque cycle de paie. Cela vous permet également de partager plus facilement les informations relatives à la paie avec votre comptable.
Plus de 1,4 million d’entreprises utilisent QuickBooks pour la gestion des salaires. Vous savez donc qu’il s’agit d’une entreprise et d’une solution à laquelle vous pouvez faire confiance.
Voici un bref aperçu des plans et des tarifs de QuickBooks Payroll :
Noyau – 45 $ par mois
4 $ par mois par employé
Salaires à service complet
Possibilité d’utiliser le système de paie automatique
Avantages pour la santé
Soutien d’experts
Dépôt direct le jour suivant
Prime – 75 $ par mois
8 $ par mois par employé
Toutes les fonctionnalités de base
Dépôt direct le jour même
Autorisations des utilisateurs
Centre de soutien aux RH
Suivi de l’heure avec une application mobile
Elite – 125 $ par mois
10 $ par mois par employé
Toutes les fonctionnalités Premium
L’embarquement de l’élite
Suivi du temps d’élite avec planification de projet et géofencing
Garantie de pénalité fiscale
Conseiller personnel en ressources humaines
Dans l’ensemble, QuickBooks Payroll est aussi solide qu’il y paraît. Ils offrent un support client exceptionnel pour une si grande entreprise. Si vous avez des problèmes, des questions ou si vous avez besoin d’aide, il est facile de trouver une solution.
QuickBooks Payroll est un peu en retrait en termes d’avantages sociaux et d’orientation des RH pour tous les régimes. Mais c’est un choix de premier ordre à envisager, surtout si vous utilisez déjà QuickBooks Online pour vos besoins en matière de comptabilité. Cliquez ici pour visiter QuickBooks et en savoir plus.
Carré de paie
À partir de 29 $ par mois
Se lever et courir vite
Compatible avec les produits Square
Le libre-service à bord
Commencez maintenant
Square est surtout connue pour ses logiciels de point de vente et ses services de traitement des cartes de crédit. Mais Square Payroll est une excellente solution de paie tout-en-un pour toute entreprise.
Le plus grand avantage de l’utilisation de Square Payroll est sa compatibilité avec d’autres solutions Square. Ainsi, si vous utilisez Square POS, vous pouvez synchroniser ces cartes de pointage avec votre système de paie.
C’est l’un des meilleurs moyens de suivre numériquement les heures des employés sans avoir à saisir manuellement les informations pour chaque cycle de paie. Square vous aidera également à calculer et à répartir les éventuels pourboires des employés sur leur carte de crédit.
Un autre avantage majeur de Square Payroll est la mise en place. Vous pouvez vous mettre en route en quelques étapes rapides, le tout en ligne. Il vous suffit de saisir les informations relatives à votre entreprise, d’ajouter les informations relatives à vos travailleurs et de lancer votre paie.
Vous pouvez également inviter vos employés à saisir leurs propres informations pour l’embarquement en libre-service. Square Payroll dispose d’une excellente application mobile pour gérer les salaires depuis n’importe où.
La tarification de Square Payroll est abordable et simple. Il coûte 29 dollars par mois, plus 5 dollars par personne payée.
En outre, Square Payroll offre une option unique aux entreprises qui paient les entrepreneurs. Il ne coûte que 5 dollars par entrepreneur et par mois, sans frais d’abonnement de base. C’est l’un des plans tarifaires les plus abordables que vous puissiez trouver.
Dans l’ensemble, Square Payroll est parfait pour les entreprises qui utilisent déjà le système Square POS. Il contient tout ce dont vous avez besoin pour traiter la paie.
Cela étant dit, je ne le recommanderais pas aux grandes entreprises qui ont besoin de plus de ressources humaines. Square Payroll est assez limité en ce sens.
SurePayroll
Tarification personnalisée
“Options “Auto Payroll
Vous aide à gérer les 401ks
Une assistance clientèle exceptionnelle
Commencez maintenant
SurePayroll existe depuis une vingtaine d’années. En 2011, la société a été rachetée par Paychex. Mais elle est toujours gérée et vendue comme un service de paie distinct, et elle est différente des régimes de Paychex que nous avons examinés plus haut dans ce guide.
Ce service de paie est mieux équipé pour répondre aux besoins des propriétaires de petites entreprises, par rapport à sa société mère Paychex.
Il vous suffit de saisir les heures ou le salaire de chaque employé, de vérifier les déductions fiscales et d’approuver la paie pour commencer le traitement. Cette opération est extrêmement facile à réaliser en ligne pour tout propriétaire de petite entreprise.
Effectuez un nombre illimité de paies chaque mois sans frais supplémentaires. Vous avez également la possibilité d’effectuer des paies sur une journée et le jour même.
Si votre entreprise gère la même paie à chaque cycle, vous pouvez utiliser le service de paie automatique comme un service de transfert.
SurePayroll vous aide à gérer les 401ks, les HSA, les FSA, les indemnités de déplacement et les retenues de saisie-arrêt. Ils disposent également d’un service clientèle exceptionnel par téléphone, courrier électronique et chat en direct. Toutefois, cette assistance est limitée à six jours par semaine pendant les heures de bureau normales.
En plus des propriétaires de petites entreprises, SurePayroll se taille une place unique. Ils proposent des solutions de paie spécifiques pour les nannys, les aidants et les autres employés de maison.
Ce service permet aux propriétaires d’éviter les amendes de l’IRS et d’assurer la conformité.
Comme pour Paychex, vous devrez demander un devis à l’équipe de vente pour en savoir plus sur vos options de tarification spécifiques. Le démarrage n’est donc pas forcément un jeu d’enfant. SurePayroll offre deux mois gratuits, ce qui est l’une des meilleures promotions que j’ai vues dans mes recherches.
La valeur d’une société de gestion des salaires
Le principal intérêt d’une société de gestion des salaires en ligne est de simplifier votre processus de paie. Qu’il s’agisse de nouvelles embauches, de sous-traitants ou simplement de paiements hebdomadaires pour les employés à temps plein, la paie en ligne facilite les choses.
Avec un logiciel de paie en ligne, vous n’avez pas besoin d’engager quelqu’un pour gérer la paie à votre place. Le logiciel s’occupe de tout, des déclarations d’impôts aux retenues à la source, et bien plus encore.
Un autre avantage majeur de la paie en ligne est la flexibilité. Certaines entreprises proposent des paiements à la demande, de sorte que votre personnel n’est pas lié à des cycles de paie précis.
Vous aurez également accès à l’ensemble de votre système de paie, où que vous soyez.
Comment trouver les meilleurs services de paie en ligne
De nombreux facteurs différents doivent être pris en considération lorsque vous évaluez un service de paie en ligne. C’est la méthodologie que nous avons utilisée au cours de nos recherches pour créer ce guide.
Taille de l’entreprise
Les grandes et les petites entreprises ont des besoins différents ; la paie ne fait pas exception. Une entreprise de cinq salariés seulement n’utilisera pas le même système de paie qu’une entreprise de 50 ou 500 salariés.
Identifiez les solutions de paie les mieux adaptées à la taille de votre entreprise. Si vous prévoyez de croître et d’embaucher de nouveaux employés dans les mois ou les années à venir, assurez-vous de choisir une solution de paie en ligne qui peut évoluer avec vous.
Types de salariés
Qui payez-vous ?
La plupart des services de paie s’adressent aux entreprises qui emploient des salariés W-2 à temps plein. Toutefois, il existe de meilleures options si vous avez du personnel à temps partiel ou si vous effectuez des paiements à des entrepreneurs indépendants.
Automatisation
Votre solution de paie en ligne est censée vous faciliter la vie. Je recommande donc toujours des systèmes avec des options automatisées.
Si votre paie ne change pas entre chaque cycle, cherchez une option avec un mode de pilotage automatique qui vous permette de le régler et de l’oublier. Les meilleurs services de paie en ligne calculent et enregistrent automatiquement les impôts et autres retenues à la source.
Libre-service pour les employés
Si vous optez pour un service de paie en ligne convivial pour les employés, cela vous facilitera aussi la vie. Le meilleur logiciel de paie permet aux employés de modifier leurs informations personnelles, de gérer leurs prestations et leurs impôts, ainsi que de consulter leurs anciens bulletins de paie.
Vous pouvez même trouver des services de paie qui offrent un auto-embarquement pour les employés. Il suffit de les inviter à s’inscrire pour qu’ils puissent saisir leurs données personnelles et leurs informations bancaires. Vos travailleurs W-2 et 1099 peuvent utiliser les fonctions de libre-service pour accéder aux documents fiscaux chaque année, au lieu de devoir les imprimer et les envoyer par la poste par leurs propres moyens.
Avantages
Tous les systèmes de paie ne disposent pas d’options intégrées vous permettant de mettre en place et de gérer les avantages sociaux des employés. Je veux parler de choses comme
Indemnisation des travailleurs
Plans 401k
HSAs
Assurance maladie
Vision et soins dentaires
Si vous offrez ce type d’avantages à vos employés, vous devez donc trouver un système de paie adapté.
Cycles de paie
À quelle fréquence souhaitez-vous effectuer des paies ?
De nombreux systèmes de paie en ligne ne vous limiteront pas à une seule fois par semaine ou deux fois par mois. Il existe de nombreuses options qui offrent un nombre illimité de paies chaque mois.
C’est très bien pour ceux d’entre vous qui ne veulent pas être liés à un horaire précis. Dans certains cas, vous pouvez même laisser vos employés décider quand et comment ils seront payés.
Peut-être souhaitez-vous que les employés salariés soient payés automatiquement chaque semaine. Mais vous voulez payer manuellement les entrepreneurs indépendants pour des montants spécifiques une seule fois par mois. Il existe des services de paie en ligne qui vous permettent de faire les deux facilement.
Prix
Le coût de votre service de paie sera évidemment un facteur de décision.
Dans de nombreux cas, les plans de paie sont structurés par un taux mensuel fixe et un frais supplémentaire par employé. Les taux mensuels peuvent aller de 30 à 150 dollars. Nous avons vu des frais de personnel allant de 4 dollars par mois à 12 dollars.
Le prix que vous payez aura également un impact sur les caractéristiques de votre plan. Si vous recherchez une solution RH complète en plus de la paie traditionnelle, vous pouvez vous attendre à payer un prix plus élevé.
Conclusion
Toute entreprise a besoin d’une solution de paie. Mais tous les services de paie en ligne ne sont pas créés de la même façon. Il existe certainement des options sur le marché qui sont meilleures que d’autres.
Quel est le meilleur service de paie en ligne ? La réponse est différente pour chaque propriétaire d’entreprise. Voici un bref rappel des meilleurs choix basés sur notre méthodologie :
Gusto
Paychex
OnPay
ADP Paie
QuickBooks Paie
SurePayroll
Carré de paie
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, ou que vous ayez des besoins particuliers en matière de paie, vous trouverez certainement une solution dans ce guide.